Jak napisać list formalny w języku angielskim?

Listy formalne mogą być pisane w różnych celach, takich jak wiadomość do redakcji, prośbą o informację, zażaleniem, podaniem o pracę, skargą, jednak te formy są bardziej wyszukane, i są spotykane na egzaminach lub testach na wyższych poziomach znajomości języka angielskiego. My skupimy się na tym, jak dobrze napisać podstawowy list formalny.

Drugim rodzajem listu w języku angielskim, uwzględniając styl, w jakim jest on redagowany, jest list formalny. Listy formalne mogą być pisane w różnych celach, takich jak wiadomość do redakcji, prośbą o informację, zażaleniem, podaniem o pracę, skargą, jednak te formy są bardziej wyszukane, i spotykane głównie na egzaminach lub testach na wyższych poziomach znajomości języka angielskiego. My skupimy się na tym, jak dobrze napisać podstawowy list formalny po angielsku.

List formalny w języku angielskim

Mówiąc o tego rodzaju liście, musimy mieć na uwadze formę oraz styl, których musimy przestrzegać w przypadku listu formalnego. Wspomniana forma wypowiedzi cechuje się oficjalną formą i stylem z oficjalnym i bardziej wyszukanym słownictwem, brakiem form skróconych, potocznego słownictwa, jak i czasowników frazowych. Ponieważ w takim liście zwracamy się do podmiotu, którego darzymy dużym szacunkiem, musimy pamiętać, by forma i styl były odpowiednie.

Tak jak w przypadku innych listów, list formalny po angielsku tworzymy dzieląc przekazywaną przez nas informację na kilka części:

• Powitanie adresata

Pamiętajmy o zachowaniu stylu – Dear Sir/Madam, lub Dear + imię, jeśli dobrze znamy adresata

• Wprowadzenie

We wprowadzeniu powiemy, dlaczego piszemy ten list, a jeśli jest to kolejny list w trwającej wymianie, w pierwszej kolejności podziękujemy za poprzednią przesyłkę i następnie powiemy o celu obecnego listu

• Rozwinięcie

W rozwinięciu uchwycamy esencję naszej wiadomości – przedstawiamy informację będącą powodem tego listu

• Zakończenie

Zakończenie to miejsce na podsumowanie naszego listu. Pamiętajmy o formach grzecznościowych i zachowaniu oficjalnego stylu!

• Pozdrowienie adresata

Na sam koniec listu pozdrawiamy jego adresata. Istnieją na to dziesiątki sposobów, jednak najbardziej odpowiednim z nich dla listu formalnego jest pozdrowienie

Yours faithfully, – w przypadku, gdy nie znamy adresta
Yours sincerely, – w przypadku, kiedy adresat jest nam znany

Po pozdrowieniu nie zapomnijmy się podpisać :)

Przydatne zwroty

Również zwroty, których użyjemy w liście formalnym różnią się od ich odpowiedników w listach nieformalnych. Do adresata zwrócimy się Dear Sir/Madam, jeżeli piszemy do osoby nam nieznanej, oraz nie wiemy, czy adresat jest mężczyzną, czy kobietą – taka sytuacja wystąpi w przypadku listu do firmy, czy innej instytucji, kiedy to nie jesteśmy pewni, czy list przeczyta osoba płci męskiej, czy też kobieta. Jeżeli wiemy, kto jest adresatem, możemy osobę tę pozdrowić w sposób następujący: Dear Mr Smith,

Dowiedz się więcej o zwrotach grzecznościowych Mr., Mrs., Ms., Miss pod tym adresem.

O ile w głównej części listu nie ma znaczących różnic względem formy względem listu nieformalnego, o tyle zwroty kończące naszą wypowiedź znacząco się tu różnią.

Końcowe zdania wymagają wzniosłego stylu, dlatego też należy wyrazić nasze oczekiwanie na odpowiedź wraz z odpowiednim pozdrowieniem. Przykładowo może to wyglądać w taki sposób:

Jest jednak pewien aspekt, o którym musimy zawsze pamiętać. Jeżeli na początku listu napiszemy Dear Sir/Madam, co oznacza, że nie znamy adresata, to w zakończeniu napiszemy Yours faithfully. Jest to sztywna reguła w języku angielskim. Jeżeli z kolei piszemy do osoby konkretnej, nasz list możemy zakończyć Yours sincerely, Yours truly, bądź używając innego oficjalnego zwrotu.

Oto zwroty, które z pewnością okażą się przydatne:

Kluczowe w pisaniu listu jest jednak trzymanie się poleceń zawartych w instrukcjach. Są w nich bowiem zawarte wszystkie informacje, które musimy w liście uwzględnić, a bez których list nie spełni wymogów listu kompletnego i efektywnego.

Przykładowy list formalny

Dear Sir/Madam,

Thank you for the invitation to the meeting that takes place on April 17th. I am very pleased that I have been invited to take place in this important event and I highly appreciate your decision to let me join in.

I have two questions regarding the meeting itself. Am I allowed to come with a partner, or does the invite let exclusively myself enter the venue? Also, if possible, please let me know if I can take advantage of a special coupon that the members of your club are allowed to use in order to get a discount when parking in front of the building where the event will be held.

Thank you in advance for all the information. I am thankful for the invitation as well as for any further details.

I am looking forward to hearing from you,

Yours faithfully,
XYZ

Czy jest aspekt listu, który przysparza Wam trudności? Jeśli taki istnieje, podzielcie się swoimi doświadczeniami w komentarzach!

Zapraszamy również do naszego słowniczka zwrotów, który z pewnością okaże się przydatny podczas pisania listu formalnego w języku angielskim.