E-mail w języku angielskim – przydatne zwroty i słownictwo

Chcesz napisać e-mail po angielsku? Przedstawiamy praktyczne porady na ten temat.

Kasia Migas

PISZ

E-mail jest relatywnie nową formą pisemną, która pojawiła się wraz z powstaniem internetu. O ile w przeszłości to listy były najpopularniejszym medium w przekazie informacji, o tyle w dzisiejszych czasach to właśnie e-mail jest najczęściej używany, aby przekazać jakąś informację między osobami znajdującymi się w pewnej od siebie odległości. Zapraszamy do lektury artykułu, w którym dowiesz się, jak napisać dobry e-mail po angielsku.

Pisanie e-maila po angielsku

Na wstępie warto wspomnieć, że e-mail jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnego listu, dlatego też generalne zasady pisania e-maili są bardzo zbliżone do tych, jakie rządzą listami. Podobnie jak w tradycyjnych listach, e-maile dzielimy na formalne i nieformalne, w zależności od tego, do kogo nasz elektroniczny list kierujemy. Taka informacja oczywiście znajduje się w poleceniu zadania, które wykonujemy, i musimy o niej pamiętać.

Co jednak odróżnia e-mail od tradycyjnego listu? Wraz z dobą internetu oraz postępu technologicznego, również nasz sposób pisania uległ zmianie. W elektronicznym przekazie informacji znacznie częściej spotkamy się z formami skróconymi, ale również ze zjawiskiem, jakiego zwykle w listach nie widujemy. Są to akronimy, zwane również skrótowcami, które służą zaoszczędzeniu zarówno miejscu w naszej wiadomości, jak i czasu potrzebnego do napisania pełnej formy. Przykładami takich akronimów w języku angielskim są:

ASAP (as soon as possible) - gdy tylko będziesz mógł/mogła
CU (see you) - do zobaczenia
FYI (for your information) - dla twojej informacji, tak żebyś wiedział
BTW (by the way) - swoją drogą
TTYL (talk to you later) - odezwę się później

Jeżeli chodzi o formę, e-mail po angielsku nie różni się znacząco od tradycyjnego listu. Elektroniczny list zwykle zawiera jednak temat, którego nie uwzględniamy w listach. Od czasów kiedy kontakty biznesowe były utrzymywane poprzez tradycyjną pocztę trochę jednak się zmieniło głównie w kwestii formalności - e-mail zwykle ma odrobinę mniej formalny charakter niż tradycyjny list.

Pierwszą rzeczą, jaką musimy zrobić przed napisaniem listy, jest określenie, czy piszemy list formalny, czy piszemy list nieformalny. W zależności od tego, czy daną osobę znamy, być może się z nią kiedyś spotkaliśmy, powinniśmy sami ocenić, jaką formę należy przyjąć. Będziemy kładli na ten aspekt nacisk i tłumaczyli, jak to zrobić dobrze, przygotowując dla Was listę zwrotów przydatnych do napisania wiadomości (w dalszej części). Nie trzymajmy się zasady utrzymania formalności zbyt sztywno, gdyż różny może być kontekst, w jakim piszemy e-mail.

Struktura typowego maila, podobnie jak większości form pisemnych, wygląda następująco:

1. Wprowadzenie
2. Treść
3. Zakończenie

W dalszej części artykułu opiszemy poszczególne części i powiemy nieco więcej.

Temat wiadomości

W zasadzie jest to główna różnica między e-mailem a tradycyjnym listem. Musimy go zawrzeć. Nie może być on przypadkowy - nie piszmy w tytule "Hello" czy "Important", bo to niewiele mówi. Zamiast tego spróbujmy krótko i jasno napisać, czego dotyczy wiadomość np. "Invitation for a meeting".

Pozdrowienie

Następnie pozdrawiamy adresata (różnie w zależności, czy piszemy do znajomego, czy też do dyrektora szkoły, musimy zachować odpowiednią formę – dla przykładu, pisząc do kolegi, przywitamy się Hi Jack bądź Hello Jack, natomiast zwracając się do kogoś bardziej oficjalnie, napiszemy przykładowo Dear Sir).

Nieformalne pozdrowienie:

Hi,
Hi Peter,
Hello Kate,
Kate,

Formalnie napiszemy:

Dear Sir,
Dear Sir or Madam,
To Whom It May Conern,
Dear Mr Banks,
Dear Kate Brown,

Sprawdź w tym artykule, do kogo zwrócimy się używając Mr, a do kogo Mrs.

Wprowadzenie

Jeśli piszemy do kogoś pierwszy raz, dobrze jest się przedstawić. Jeśli jest to już któryś mail z kolei, możemy to pominąć. Warto na początku napisać powód, dla którego piszemy do kogoś wiadomość. Może to być odpowiedź na czyjś mail, może to być wiadomość nawiązująca kontakt - wszystko zależy od sytuacji.

W tej części mogą się przydać następujące zwroty:

Główna treść

Tutaj musimy krótko wyjaśnić, o co chodzi w naszym mailu, co chcemy przez niego uzyskać. Starajmy się pisać krótkie i zwięzłe zdania. Co więcej, cała wiadomość nie może być zbyt długa. Starajmy się opisać wszystko w nie więcej niż około 5 akapitach po 5 linijek. Aby wszystko było spójne, używajmy między poszczególnymi akapitami łączników. Dzięki temu nasza wiadomość będzie spójna i lepiej będzie się ją czytało.

Warto dodać, że nigdy nie powinniśmy pisać wiadomości z wciśniętym capslockiem. Tak napisane maile wyglądają brzydko, a przez niektórych mogą nawet zostać uznane za niegrzeczne. Starajmy się też nie używać niektórych fontów. Całość powinna być jak najbardziej przejrzysta i estetyczna.

Jeśli piszemy list formalny, unikajmy wspomnianych wcześniej skrótów i nie używajmy emotikon. Bardzo często w angielskim biznesowym odnosimy się do wcześniejszych ustaleń. Warto używać wtedy zwrotów typu "We..." (przykłady na dole). Tyle warto wiedzieć na temat głównej treści.

Przejdźmy do przydatnych zwrotów:

Podsumowanie i pozdrowienie

W podsumowaniu zawieramy zwroty kończące, wśród których znajdują się końcowe pozdrowienie adresata wraz z odpowiednim pożegnaniem.

Na koniec piszemy jeszcze pozdrowienie.

W stylu nieformalnym może ono wyglądać tak:

Regards,
Thanks,
Best regards,
Best wishes,
Kind regards,
Best,
Yours,
Love,

Formalnie napiszemy:

Yours sincerely,
Yours, cordially,
Yours faithfully,
Respectfully,

I tutaj umieszczamy nasze imię i nazwiską, bądź samo imię. Czasem umieszcza się też tu nasze stanowisko, nazwę firmy oraz dane kontaktowe.

Przykładowy e-mail

Subject: Saturday's meeting Hi Tom,

How are you? I've just received your e-mail about the meeting this Saturday. I'm so excited! Of course I want to join!

Who else is going to come? I hope that at least a few people will decide to join us, as the more people at the meeting, the more fun we will have! BTW, how is your sister? I heard that she was ill - I hope she's recovered since.

That's it for now. Write back ASAP with the information I've asked you about. Can't wait until Saturday!

Take care,
XYZ

Rady na koniec

Wykorzystanie podanych wyżej informacji jest połową sukcesu w napisaniu prawidłowego e-maila. Kluczowym jest przestrzeganie wymogów podanych w poleceniu zadania, wśród których znajdziemy szczegóły dotyczące adresata, informacji, które należy zawrzeć w przekazie, limitu słów, oraz dodatkowych aspektów, które mogą się w takiej formie pojawić.

Koniecznie sprawdź nasz słownik zwrotów oraz idiomów, które z pewnością Ci się przydadzą!